Automatisez votre gestion de la paie avec un logiciel.
Mis à jour par C.G.P.A.S OFFICE
le 02 mai 2022
Un gain de temps potentiel de plusieurs demi-journées chaque mois, pour vos focaliser sur l’essentiel.
Nous vous expliquons comment choisir votre logiciel de gestion de la paie.
Vous souhaitez déléguer la gestion de vos bulletins de paie?
Pourquoi choisir un logiciel de gestion de la paie ?
Absences, congés, primes, tickets restaurants, note de frais… La gestion de la paie de vos salariés inclue des entrées variées et parfois difficiles à anticiper.
L’ensemble de ces variables sont prises en compte pour chaque période de paie, de manière méticuleuse et attentive.
Le process de paie peut prendre du temps mais heureusement, l’édition des déclarations et bulletins liées à la paie peut aujourd’hui être automatisée grâce à logiciel dédié. On parle alors d’automatisation de la paie.
L’automatisation de votre paie vous permet de gagner en flexibilité et en temps, et rend possibles et simples les modifications de dernière minute, ou encore les imprévus de fin de mois (arrêt maladie, pose de congés, etc.).
L’utilisation d’un logiciel de paie a de nombreux avantages :
Un gain de temps et plus de consistence par rapport à un tableau Excel conçu en interne ;
vos données sociales relèvent d’un code logiciel. Donc si votre logiciel est à jour, les données seront en principe fiables ;
vos données sont sécurisées grâce à des systèmes de sauvegarde mis à votre disposition ;
vos écritures peuvent être transférées dans votre logiciel utilisé pour la comptabilité de votre entreprise si vous avez opté pour les logiciels du même fournisseur (Ciel, Sage…), ce qui constitue un gain de temps supplémentaire ;
une préparation une nouvelle fois automatique, de vos bordereaux de cotisation ;
possibilité de télédéclaration (déclaration automatisée) de vos données sociales unifiées : par exemple, la DADS-U peut être directement extraite du logiciel de paie pour être transmise en ligne en utilisant le site net-entreprises ;
une gestion interne de votre feuille de paie : vous maîtrisez toutes vos données de manière autonome et indépendante.
Comment utiliser votre logiciel de gestion de la paie
Une fois que vous avez acheté le logiciel de paie, vous devez l’installer sur un ou plusieurs postes informatiques de votre entreprise. Une formation au logiciel est nécessaire et peut être proposée par le fournisseur.
Tous les mois, la personne en charge de la paie relève les informations du mois concernant chaque salarié : heures travaillées, heures supplémentaires effectuées, absences, etc, et elle entre ces données dans le logiciel de paie.
C’est ici que votre logiciel de paie vous permettra d’accéder à vos meilleurs avantage : en effet vos bulletins de salaires seront alors produits directement par le logiciel. Un gain de temps potentiellement colossal pour votre entreprise.
Certains logiciels vous permettent de préparer la déclaration annuelle des données sociales (DADS), les déclarations uniques d’embauche (DUE), d’avoir accès à des documents types (contrat de travail, solde de tout compte…)… Leurs fonctionnalités sont nombreuses.
Vous souhaitez créer ou modifier votre entreprise?
De nombreux types de logiciels sur le marché
Il existe un grand nombre de logiciels de paie disponibles sur le marché. Du logiciel de base qui fait essentiellement l’édition des bulletins de paie à des logiciels qui incluent des fonctions supplémentaires, comme la télétransmission des déclarations, avec des fonctions adaptées à un secteur d’activité particulier (le BTP…), le choix est très vaste !
Certains logiciels vont encore plus loin et permettent la gestion de vos ressources humaines, avec la gestion des emplois du temps, de la formation, des carrières et des compétences…
D’autres logiciels de paie sont collaboratifs : vos salariés peuvent l’utiliser pour vous envoyer directement leurs demandes de congés et transmettre leurs notes de frais sans qu’elles aient besoin d’être saisies à nouveau par le gestionnaire de paie.
Le système de paie classique
Le système pour fiche de paie uniquement, est un système de paie des employés “standard”. Il vous permettra d’éditer des fiches de paie conformes, sans gérer tous les aspects “RH” qui impactent la paie en fin de mois. Ce sera donc à vous de gérer les congés de vos salariés, de suivre leur temps de travail, etc.
Voici les fonctionnalités d’un système de gestion de la paie classique :
Édition et vérification des bulletins de paie ;
Automatisation et génération de ces bulletins ;
Gestion des documents juridiques (comme les certificats de travail) ;
Génération des documents comptables (tels que le grand livre).
L’utilisation d’un tel système vous dispense de tenir un tableau Excel de préparation de la paie. En effet, toutes les données sont directement centralisées dans l’outil de gestion de la paie.
Le système de paie SIRH
Le système de paie avancé, également appelé “logiciel SIRH” est un système qui combine la génération des bulletins de paie et la gestion des briques RH essentielles (suivi du temps de travail, gestion des congés…). Il s’agit donc d’un outil qui est à la fois un système de paie et un système RH.
Ce système RH et paie prend en charge l’essentiel des choses qui ont un impact sur la paie : vous n’avez donc pas besoin de gérer via un document Excel vos données RH, le système s’en occupe pour vous. Vos employés renseignent directement leurs données en cours de mois (absences, heures de travail, notes de frais) et le logiciel les prend en compte pour générer une fiche de paie 100% conforme à la fin du mois.
Voici les fonctionnalités supplémentaires d’un logiciel avancé :
Prise en charge de vos déclarations sociales (DSN, URSSAF) ;
Suivi du temps de travail ;
Pose des congés en ligne ;
Gestion des absences de vos salariés ;
Export de vos données importantes ;
Ajout de vos notes de frais – certains logiciels, tels que automatisent ce processus ;
Sauvegarde de vos documents confidentiels sur l’espace administrateur ;
Dématérialisation de vos documents administratifs des employés et entreprises.
Les formules standards et avancées proposent également un accompagnement par un expert de paie dédié et une évolution de la solution en fonction des besoins clients.
Votre logiciel de paie et la DNS
Certains logiciels de paie en ligne gèrent la DSN.
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est le reflet exact de la paie chaque mois et est donc nécessairement émise depuis le logiciel de paie “compatible DSN”. Elle est complétée automatiquement avec les données remplies tout au long du mois par l’employeur sur le logiciel de paie et est envoyée mensuellement à Net-Entreprises.
Afin de choisir l’outil de paie qui répond le mieux à vos besoins, il est important de faire un état des lieux de vos attentes.
Choisir votre logiciel de gestion de la paie
Avant de faire votre choix, comparez les prix, les fonctionnalités, l’assistance proposée par le fournisseur et tenez compte des autres logiciels présents dans l’entreprise (comptabilité par exemple) afin d’avoir le maximum de compatibilité entre les logiciels.
La compatibilité dos vos systèmes d’information se pose tant en terme de type de fichiers mais éventuellement en terme d’interactions logiciels directes. Il est possible que certains logiciels autorisent une communication directe de logiciel à logiciel. Cela vous ouvre davantage de possibilités en termes d’optimisation et d’accélération de vos process.
Et si vous externalisiez votre gestion de la paie ?
Vous pouvez bien entendu choisir d’externaliser votre paie. Vous pourrez ainsi optimiser vos coûts et processes en déléguant à un service spécialisé la réalisation de vos bulletin de paie.
Cela vous permettra d’économiser les coûts de formations, de renouvellement et maintenance de vos logiciels, et de paiement de la main d’œuvre dédiée à la gestion de votre paie.
Si vous le souhaitez, vous pouvez externaliser votre gestion de la paie auprès de notre société.
Cliquez sur le lien ci-dessous pour nous contacter.
